مقدمه ای درباره نیاز به سیستم مالی
ما در دنیایی بسیار پیچیده و پویا زندگی می کنیم که دو ویژگی عمده دارد: منابع محدود و نیازهای نامحدود. همین محدودیت در امکانات و عدم محدودیت در نیازها و خواست های بشری است که توجه روزافزون به بهره وری را باعث شده است. از یک سو، جمعیت رو به ازدیاد، گستره نیازهای بشری را سیر تصاعدی داده و از سوی دیگر، منابع کاهنده، برای دهان هایی که هر لحظه به جهان گشوده می شوند، خبر از آینده ای نه چندان امید بخش دارند. در چنین شرایطی عقل ایجاب می کند که نیک اندیشان، دورنگران و آینده سازان جامعه، اولاً خود، تصویر روشنی از واقعیات به دست آورند و ثانیاً راه چاره های مناسبی برای بقا در چنین دنیای پرتحول و پرشتابی بیندیشند. لازمه موجودیت در جهانی این چنین پیچیده و سرشار از رقابت، بهره گیری از الگوهای نوین مدیریتی است که تفکر خلاق و نگرش تغییرپذیری را تعمیم دهند و با به کارگیری تواناییهای ذهنی، بینشی و احساسی، در پی ایجاد افکار نو و مفاهیم جدید باشند. همواره نمی توان از نیروی کار انتظار داشت که بیشتر و تندتر کار کند. در این زمینه لازم است که به بهسازی روش ها و اصلاح شیوه های کاری اقدام شود. تا با صرف زمان کمتر، ستاده های مناسبتر و مفیدتر عاید گردد. امروزه سازمانی پویا و پایاست که هدف های خود را با شرایط و نیازهای محیطی تطبیق دهد و انعطاف لازم را برای تغییر در ساختار درونی خویش به نحوی که با تغییرات محیطی سازگار باشد، نشان دهد و مسئولیت های اجتماعی خود را با کیفیتی برتر انجام دهد.
تجزیه و تحلیل سیستم مالی
- تشخیص و تعریف مسئله
- تعیین اهداف و محدودیت ها
- تشخیص نیازهای سیستم جدید
- تعیین راه حل های مختلف تامین نیازهای فوق
- انتخاب بهترین راه حل با توجه به معیارهای مشخص
- تعیین اهداف و محدودیت ها
- تشخیص نیازهای سیستم جدید
- تعیین راه حل های مختلف تامین نیازهای فوق
- انتخاب بهترین راه حل با توجه به معیارهای مشخص
طراحی سیستم مالی
- تعیین دقیق مشخصات سیستم انتخاب شده از لحاظ درون داده ها،
برون داده ها، کنترل ها، فایل ها یا پایگاه داده ها
- تهیه مشخصات سخت افزارها، نرم افزارها و نیروی متخصص لازم
اجرای سیستم طراحی مالی
- تهیه و استقرار سخت افزارها و نرم افزارهای انتخاب شده
- آموزش نیروی انسانی به منظور پیاده سازی سیستم جدید
- جایگزین نمودن سیستم جدید با سیستم قبلی
- ارزیابی نتایج عملکرد سیستم جدید
- آموزش نیروی انسانی به منظور پیاده سازی سیستم جدید
- جایگزین نمودن سیستم جدید با سیستم قبلی
- ارزیابی نتایج عملکرد سیستم جدید
بخش های طراحی سیستم مالی
تمام مجموعه های حقیقی و یا حقوقی که در قالب شرکت، موسسه وغیره وجود دارند، مطابق یک برنامه منسجم برای رسیدن به اهداف عالی خود حرکت می کنند و در میان سیستمهای متعدد در مجموعه های گوناگون، سیستم مالی تنها سیستمی است که در تمامی مجموعه ها حضور دارد و به عنوان قلب تپنده هر مجموعه به کنترل جریان مالی آن مجموعه می پردازد. شریان مالی هر مجموعه ای ، یکی از مهمترین جریانات محسوب می شود که نگهداری و کنترل آن برای حفظ بقاء مجموعه ضروریست .
هدف از طراحی سیستم مالی
یکی از اهداف سیستم های مالی ، ارائه اطلاعات و ارقام دقیق به مدیران مجموعه جهت اخذ تصمیمات مناسب بر اساس شرایط محیطی مانند شرایط اقتصادی میباشد. تنها با استفاده از اعداد و ارقام ، اخذ تصمیمات مناسب برای مدیران ممکن نیست، از این رو استخراج داده های دقیق ، پردازش داده ای مناسب و نتیجه گیری ستادهای مالی قابل اطمینان از جمله فرایندهای داخلی سیستمهای مالی هستند که در زیر به تشریح این فرایندها می پردازیم.
طراحی سیستم مالی چیست؟
مراحل اولیه طراحی سیستمهای حسابداری توسط مدیران مالی :: سیستم حسابداری عبارت است از مجموعه ای از اجزاء و فرایندهای مرتبط به هم با مدیریت واحد که مطابق آن فرآیندها، گردش مالی موسسه پس از کارشناسی مدیریت حسابداری، ثبت و تبدیل به گزارشات درون سازمانی و برون سازمانی می شود. معمولا این گزارشها در قالب صورتهای مالی پس از تائید حسابرسان خارجی (مستقل ) در اختیار مدیران مجاز مجموعه (مدیر عامل، اعضای هیئت مدیره، اعضاء مجمع عمومی و یا صاحبان سهام) قرار می گیرد.
فرآینده های طراحی سیستم مالی
منظور از رویداد مالی هر گونه فعالیت است ریالی و تعدادی در یک مجموعه که نقش در تغییر بدهیها ، داراییها و حقوق صاحبان سهام دارد.
داده ها مالی، پردازش داده ها و ستاده های مالی : در مجموعه ها ، ثبت هر گونه رویداد مالی بر اساس اسناد و مدارک و تاریخ رویداد ، توسط اپراتورهای حسابدارای انجام میگیرد. این رویدادها پس از کنترل دقیق توسط کنترلر سیستم و ثبت قطعی توسط مدیران حسابداری ، قابل پردازش خواهند بود. پس از ثبت قطعی رویدادها ، سیستم مالی شروع به پردازش اطلاعات (داده ها) کرده و ستاده های تعریف شده ( مانند گزارشات مدیریتی) در مجموعه را ارائه می کند. از این رو ستاده ها مالی ، نقش موثری در تصمیم گیری هر مجموعه برای بقاء آن مجموعه دارد .
گام های پیاده سازی سیستم مالی
جمع آوری اطلاعات مالی
جمع آوری اطلاعات توسط مدیران مالی به چند روش انجام میگیرد : مصاحبه ، پرسشنامه ، مشاهده ، بررسی اسناد و مدارک سنواتی ، بررسی کتابها و جزوات و سیستمهای دیگر منجمله این روشها هستند .
دریافت اطلاعات مقدماتی مدیران مالی
مدیر مالی در طراحی سیستمهای خود اقدام به طراحی یک سری فرمها میکند که بتواند از آنها پی به عمق روند حرکت شرکت ببرد. با دریافت فرمهای تکمیل شده توسط دیگر مدیران در بخشهای مختلف مجموعه که حاوی اطلاعات مقدماتی از سیستم میباشد ، برسیهای خود را شروع کرده و حال برای دسترسی دقیق تر به اطلاعات دیگر مورد نیاز خود اقدام مینماید .
چرا به طراحی سیستم مالی نیاز است؟
وقتی مدیران اطلاعات دقیق برای گذاشتن مبنایی قابل اطمینان در تصمیم گیریهای خود نداشته باشند، اولین گام را برای پیاده سازی یک سیستم مالی دقیق در مجموعه بر میدارند. برای اجرای یک سیستم مالی، زمان طراحی سیستم ،توسط مدیران خبره حسابداری رسیده و آنها اقدام به طراحی یک سیستم دقیق بنا به نیاز آن مجموعه مینمایند.
مشاهده نیازهای اطلاعاتی
این روش بسیار شهودی و دقیق، اما وقت گیر است. معمولا با استفاده از این روش اطلاعات با سطح دقت بالا بدست می آید ، اما به دلیل وقت گیر بودن آن ، اصولا مدیران مالی برای تمامی بررسیهای خود تنها از این روش استفاده نمیکنند . این روش معمولا در سیستم حسابداری صنعتی و دارایی ثابت استفاده می شود .
تهیه پرسشنامه از کارمندان مرتبط
این روش به دلیل وقت گیر بودن و دخالت نظر شخصی تکمیل کننده آن از توجه کمتری توسط مدیران مالی برخوردار است ، زیرا در بعضی از موارد پاسخ آنها به علت اعمال نظر شخصی تکمیل کننده پرسشنامه ، خود باعث گمراهی و شاید هم گرفتن تصمیمی اشتباه از طرف مدیران مالی گردد .
مصاحبه درباره نیاز پردازش مالی
یکی از متداولترین روشها برای شناسایی در تمامی مباحث، مصاحبه میباشد. مصاحبه از متداولترین روشها در جامعه شناخته شده است . مدیران مالی به علت علمی بودن و کم هزینه بودن این روش ، از روش مصاحبه به کررات استفاده می کنند.
مطالعه قالب های طراحی سیستم
قالبهای طراحی سیستمهای حسابداری از لحاظ ریشه ای با یکدیگر همسان هستند اما در هر مجموعه بنا به نوع فعالیت آن مجموعه یکسری اطلاعات خاص برای نیل به اهداف آن مجموعه وجود دارد که این امر باعث گستــرده شدن قالبهای حســـابداری در مجموعه های مختلف میگردد .
منظور از قالبهای حسابداری همان سیستم و نحوه سیر شناخت هزینه ها و در آمد ها ، کنترل روند داد و ستد ها و دیگر رویدادهای مالی یک مجموعه میباشد که در قالب یک سیستم حسابداری مورد بررسی قرار گرفته و به عنوان یک رویداد مالی پس از شناسایی توسط حسابداران ثبت میگردد . قالب یک سیستم حسابداری در مجموعه ها اصولا در نگاه کلی به مجموعه های کوچکتری از جمله سیستم حسابداری انبار ، سیستم حسابداری بهای تمام شده ، سیستم حسابداری فروش ، سیستم حسابداری دارایی ثابت ، سیستم حسابداری مالیاتی و .... تقسیم میشوند که این سیستمها نیز خود دارای قسمتهای مختلفی می باشند که در انتها پس از ثبت رویدادهای مربوطه در هر سیستم و پردازش این اطلاعات سیستم حسابداری قابلیت در اختیار گذاشتن اطلاعات مورد نیاز مدیران را پیدا می کند.
بررسی مقاله، کتاب و سیستم مشابه
این روش اصولا بعد از استفاده از روشهای فوق و دریافت پاسخ سئوالات و نکات مبهم توسط مدیران مالی برای تطبیق نتیجه ها با نتیجه های بدست آمده توسط مدیران دیگر در مجموعه های مشابه ، جهت کسب اطمینان استفاده میگردد .
بررسی اسناد و مدارک مالی
یکی دیگر از روشها در تصمیم گیری توسط مدیران مالی روش بررسی اسناد و مدارک میباشد ، اما به دلیل اینکه از صحت و دقت در ثبت بعضی از آن اسناد و مدارک اطمینانی نیست در نتیجه مدیران مالی این روش را هیچگاه به تنهایی استفاده نمی کنند و مبنای اخذ تصمیمات خود قرار نمی دهند .
نتیجه گیری برای طراحی سیستم
مدیران مالی برای طراحی سیستمهای حسابداری اصولا بنا به نوع اطلاعات مورد نیاز خود از تمامی روشهای بالا نسبت به مقدار اهمیت اطلاعات در بخشهای مختلف استفاده می کنند تا بتوانند صحت اطلاعات بدست آمده را از چند روش مورد بررسی قرار داده و مبنای تصمیم گیری دقیقی برای خود داشته باشند. پس از بررسی نتیجه بدست آمده توسط روشهای دریافت اطلاعات به روشهای فوق ، نتیجه نهایی گرفته و مدیران مالی اقدام به اخذ تصمیم بنا بر داشته های اطلاعاتی خود از مجموعه کرده و طراحی سیستم مالی را وارد مرحله جدید میگردانند . از این مرحله به بعد مدیران با تکیه بر اطلاعات خود شروع به شناسایی قالب سیستم حسابداری مورد نیاز با فرآیند آن مجموعه برای نیل به اهداف خود مینمایند .
تجزیه و تحلیل سیستم مالی
فرآینده تجزیه و تحلیل سیستم ها:
1- تجزیه و تحلیل سیستم ها اقدامی مناسب برای بررسی مسائل و مشکلات سازمانی است.
2- بهره وری یک سازمان را به طور معمول از دو طریق می توان افزایش داد: نخست با تشویق افراد به کار کردن با سرعت بیشتر، دوم با ساده کردن و بهسازی روش های کار.
3- تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها را می توان اقدامی به منظور مددرسانی به مدیران و مقامات مسئول در زمینه سیاست گذاری و تصمیم گیری دانست.
4- با تجزیه و تحلیل سیستم ها می توان ساختار سازمانی مناسبتر، روش های اجرایی کارآمدتر و شیوه های عملیاتی پرثمرتر به وجود آورد و بر میزان کارایی و اثربخشی و بهره وری در سازمان افزود.
5- می توان از نیرو و تلاش کارکنان بهترین استفاده را کرد و از دوباره کاری و اتلاف مساعی نیروی انسانی جلوگیری نمود.
6- باعث می شود تا از میزان اشتباهات و خطاها کاسته شود و امر تحویل کالاها و خدمات به مشتریان و کاربران سرعت یابد.
7- یکی از مهمترین نتایج تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها به دست آوردن اطلاعات دقیق و به هنگام از وضع موجود است که این اطلاعات مبنای مناسبی را برای برنامه ریزی در اختیار مدیران و مسئولان قرار می دهد.
تحلیل سیستم چیست؟
سیستم مجموعه ای است از اجزای به هم وابسته که به علت وابستگی حاکم بر اجزای خود، کلیت جدیدی را پدید آورده اند. اجزای سیستم ضمن برخورداری از ارتباطاتی کنشی و واکنشی، از نظم و سازمان خاصی پیروی می نمایند و در جهت تحقق هدف های معینی که دلیل وجودی سیستم است فعالیت می کنند.
چرخه فرآینده سیستم مالی
تدوین و اصلاح روش کار
شناخت عملکرد سیستم
خدمات تجزیه و تحلیل سیستم های مالی همیاران
1- بررسی و تجزیه و تحلیل ترکیب و ساخت سازمان به منظور ایجاد تشکیلات مناسب با نیازهای سازمان
2- استقرار مناسبترین سیستم ها، روش ها و شیوه های انجام کار در سازمان
3- تهیه اطلاعات دقیق و به هنگام برای مدیران و مقامات مسئول
4- کوشش در هماهنگ ساختن سازمان با آخرین تغییرات و پیشرفت ها از طریق تجزیه و تحلیل مداوم و مستمر سیستم ها و روش های موجود
5- تدوین دستورالعمل های کتبی و مدون با کسب نظرات مقامات مسئول سازمان
6- بررسی و تجزیه و تحلیل نمودار جریان کار، به منظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار
8-بررسی و تجزیه و تحلیل چگونگی تخصیص جا و مکان، به منظور استفاده موثر از نیروی انسانی و تسهیلات فیزیکی کار(پیش بینی استقرار مناسب)
9- بررسی، کنترل و طراحی فرم های مورد نیاز سازمان
10- زمان سنجی کار به منظور کوتاه کردن زمان انجام کار و ایجاد سرعت در ارائه کالاها و خدمات به مشتریان و ارباب رجوع
11- بررسی و تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد
12- بررسی نحوه استقرار و اجرای سیستم های جدید(مانند سیستم های مکانیزه و کامپیوتری)
13- اعتلای روحیه تعاون و همکاری در بین کارکنان سازمان
14- تلاش در جهت افزایش سطح کارایی، اثربخشی و بهره وری درکل سازمان
2- استقرار مناسبترین سیستم ها، روش ها و شیوه های انجام کار در سازمان
3- تهیه اطلاعات دقیق و به هنگام برای مدیران و مقامات مسئول
4- کوشش در هماهنگ ساختن سازمان با آخرین تغییرات و پیشرفت ها از طریق تجزیه و تحلیل مداوم و مستمر سیستم ها و روش های موجود
5- تدوین دستورالعمل های کتبی و مدون با کسب نظرات مقامات مسئول سازمان
6- بررسی و تجزیه و تحلیل نمودار جریان کار، به منظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار
8-بررسی و تجزیه و تحلیل چگونگی تخصیص جا و مکان، به منظور استفاده موثر از نیروی انسانی و تسهیلات فیزیکی کار(پیش بینی استقرار مناسب)
9- بررسی، کنترل و طراحی فرم های مورد نیاز سازمان
10- زمان سنجی کار به منظور کوتاه کردن زمان انجام کار و ایجاد سرعت در ارائه کالاها و خدمات به مشتریان و ارباب رجوع
11- بررسی و تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد
12- بررسی نحوه استقرار و اجرای سیستم های جدید(مانند سیستم های مکانیزه و کامپیوتری)
13- اعتلای روحیه تعاون و همکاری در بین کارکنان سازمان
14- تلاش در جهت افزایش سطح کارایی، اثربخشی و بهره وری درکل سازمان
درخواست مشاوره طراحی سیستم مالی
با کارشناسان ما برای جلسه حضوری مشاوره رایگان طراحی سیستم مالی خود تماس بگیرید.
طراحی و تدوین سیستم حسابداری
مطالعه راهنمای طراحی سیستم های حسابداری جدید بر اساس نیازها
مراحل تجزیه و تحلیل
سیستم حسابداری
طراحی گردش عملیات سیستم حسابداری.طراحی گردش عملیات سیستم معمولا با ترسیم نمودار گردش عملیات سیستم(روند سیستم) انجام می شود. در این نمودار اهم عملیات و اقدامات حسابداری که برای شناسایی، پردازش و ارائه اطلاعات مربوطه به یک رویدادمالی و یا گروه خاصی از رویدادهای مالی انجام به شکل نمودار و علائم خاصی به صورت تصویری ارائه می شود. نمودار گردش عملیات سیستم را می توان به دو صورت نمودار ساده گردش عملیات و یا نمودار نمادی گردش عملیات سیستم، ترسیم کرد.
برای ترسیم نمودار ساده گردش عملیات از مستطیل هایی برای نشان دادن خلاصه ای از عملیات و اقداماتی که باید در هر مرحله انجام داد استفاده می شود و جهت حرکت عملیات و اقدامات سیستم به وسیله پیکانی ()نشان داده می شود.
برای ترسیم نمودار نمادی گردش عملیات سیستم از علائم تصویری خاص استفاده می شود.در این روش، اسناد و مدارک و اقدامات و عملیاتی که باید انجام شود به صورت نمادهای خاصی ترسیم می شود. علائم و نمادهایی که بیش تر از سایر علائم و نمادها در طراحی سیستم های دستی و یا کامپیوتری حسابداری به کار می روند عبارت اند از:
آغاز و پایان اقدامات و یا عملیات انجام اقدامات و یا عملیات
اخذ تصمیم جهت جریان اقدامات و یا عملیات
باید توجه کرد که نمودار نمادی گردش عملیات سیستم از بالا به پایین و از سمت راست به چپ ترسیم می شود و جهت جریان اقدامات و یا عملیات سیستم همانند نمودار ساده گردش عملیات به وسیله پیکانی مشخص می شود. در توضیح نمادها و علائم مذکور باید گفته شود که هنگام ترسیم گردش عملیات آغاز و پایان عملیات در نماد اول مشخص می شود و ماهیت عملیات و یا مرحله ای از عملیات در داخل مستطیل نشان داده می شود. هنگام انجام عملیات و یا در هر مرحله لازم است در مورد انتخاب بین یک یا چند راه حل(معمولا در سیستم های حسابداری دو راه حل) تصمیم گیری شود؛ در این حالت عوامل تصمیم گیری در داخل لوزی نشان داده می شود.
برای ترسیم نمودار ساده گردش عملیات از مستطیل هایی برای نشان دادن خلاصه ای از عملیات و اقداماتی که باید در هر مرحله انجام داد استفاده می شود و جهت حرکت عملیات و اقدامات سیستم به وسیله پیکانی ()نشان داده می شود.
برای ترسیم نمودار نمادی گردش عملیات سیستم از علائم تصویری خاص استفاده می شود.در این روش، اسناد و مدارک و اقدامات و عملیاتی که باید انجام شود به صورت نمادهای خاصی ترسیم می شود. علائم و نمادهایی که بیش تر از سایر علائم و نمادها در طراحی سیستم های دستی و یا کامپیوتری حسابداری به کار می روند عبارت اند از:
آغاز و پایان اقدامات و یا عملیات انجام اقدامات و یا عملیات
اخذ تصمیم جهت جریان اقدامات و یا عملیات
باید توجه کرد که نمودار نمادی گردش عملیات سیستم از بالا به پایین و از سمت راست به چپ ترسیم می شود و جهت جریان اقدامات و یا عملیات سیستم همانند نمودار ساده گردش عملیات به وسیله پیکانی مشخص می شود. در توضیح نمادها و علائم مذکور باید گفته شود که هنگام ترسیم گردش عملیات آغاز و پایان عملیات در نماد اول مشخص می شود و ماهیت عملیات و یا مرحله ای از عملیات در داخل مستطیل نشان داده می شود. هنگام انجام عملیات و یا در هر مرحله لازم است در مورد انتخاب بین یک یا چند راه حل(معمولا در سیستم های حسابداری دو راه حل) تصمیم گیری شود؛ در این حالت عوامل تصمیم گیری در داخل لوزی نشان داده می شود.
تعیین نیازهای ورودی و خروجی سیستم.نیازهای ورودی و خروجی سیستم مشتمل است بر نیازهای ورودی، نوع و ساختار حافظه ورودی، نحوه دسترسی به داده ها یا اطلاعات، نحوه ثبت آن ها و نوع دستگاه ورودی(در سیستم های کامپیوتری) و همچنین نیازهای خروجی شامل نوع و ساختار حافظه خروجی، نوع دستگاه خروجی(در سیستم های کامپیوتری)، نحوه گزارش دهی، شکل گزارش ها، حجم و زمان گزارش دهی.
اغلب برای تشخیص صحیح نیازهای ورودی و خروجی روند نمای فرم ها(گردش کار فرم ها) که گردش فرم ها را در سیستم حسابداری را نشان می دهد،تهیه میشود.
اغلب برای تشخیص صحیح نیازهای ورودی و خروجی روند نمای فرم ها(گردش کار فرم ها) که گردش فرم ها را در سیستم حسابداری را نشان می دهد،تهیه میشود.
طراحی مکانیزم کنترل سیستم حسابداری.مکانیزم های کنترل دقیقا مشخص و نقاطی از سیستم که نیازمند اعمال کنترل بیش تری هستند تعیین می شود. روند نمای فرم ها برای تشخیص نقاط اعمال کنترل داخلی کاربرد فراوانی دارد. در مورد طراحی سیستم های کامپیوتری، پس از انتخاب بهترین سیستم، وقت زیادی صرف کدگذاری و آزمایش برنامه کامپیوتر می شود. انتخاب سیستم نرم افزار و سخت افزار از وظایف طراح سیستم حسابداری است که با دریافت پیشنهادات فروشندگان و ارزیابی آن ها انجام می شود.
تدوین سیستم حسابداری.تدوین سیستم حسابداری آخرین مورد طراحی سیستم حسابداری است که سیستم حسابداری به صورت مدون در می آید. موفقیت یک سیستم حسابداری بستگی کامل دارد به این که استفاده کنندگان از سیستم آن را به خوبی فهمیده و پذیرفته شده باشد و بتواند نیازهای استفاده کنندگان را برآورده کند. بنابراین مشارکت استفاده کنندگان در مراحل مختلف طراحی گذشته از آن که شناسایی سیستم را تسهیل می کند احساس مشارکت و دخالت در مراحل طراحی منجر به درک بهتر سیستم و پذیرش آن می شود.
تدوین سیستم حسابداری.تدوین سیستم حسابداری آخرین مورد طراحی سیستم حسابداری است که سیستم حسابداری به صورت مدون در می آید. موفقیت یک سیستم حسابداری بستگی کامل دارد به این که استفاده کنندگان از سیستم آن را به خوبی فهمیده و پذیرفته شده باشد و بتواند نیازهای استفاده کنندگان را برآورده کند. بنابراین مشارکت استفاده کنندگان در مراحل مختلف طراحی گذشته از آن که شناسایی سیستم را تسهیل می کند احساس مشارکت و دخالت در مراحل طراحی منجر به درک بهتر سیستم و پذیرش آن می شود.
نظام حسابداری خود را دگرگون کنید
همانطوریکه شرکت با تولید ناب رشد می کند و تفکر ناب برای بخش زیادی از فرآیندهای تولید بکار گرفته می شود، حسابداری ناب به شکل عمیق تری می تواند معرفی شود. سیستم های هزینه یابی استاندارد بی حاصل و مضر، می توانند حذف شوند و بجای آنها روشهای قابل فهم، صحیح و ساده هزینه یابی جریان ارزش )هزینه یابی بر مبنای فعالیت)جایگزین گردد. معرفی روشهای نوین اتخاذ تصمیم منجر به حذف تراکنشهای غیر ضروری می گردد. با گذشت زمان، اغلب فرآیندهای تراکنشی بی حاصل و سیستمهای اطلاع رسانی پیچیده شرکتها کاهش می یابد تا کل فرایند قابل کنترل گردد.
یک جنبه انتقال به وضعیت ناب، تغییراتی است که در سیستمهای اندازه گیری، کنترل و حسابداری سازمان الزامی می نماید. برای یک تولید کننده چندان وقتی نمی برد که دریابد چرا همزمان با ایجاد بهبود ناب در واحد تولیدی، سیستمهای اندازه گیری و حسابداری درقبال آن مقاومت میکنند.
روشهای سنتی تعیین بهای تمام شده و حسابداری مدیریت برای پشتیبانی از تولید ناب طراحی نشده اند. آنها برای تولید انبوه سنتی و تولید مبتنی بر نیروی کار طراحی شده اند. آنها با تولید ناب ارتباطی ندارند.
روشهای اندازه گیری سنتی مانند کارآیی نیروی کار، کارآیی ماشین آلات، جذب سربار و تحلیل واریانس نه تنها برای تولید ناب قابل استفاده نیستند، بلکه بطور فعال، علیه موفقیت روش ناب، عمل مینمایند. هزینه یابی استاندارد برای هر شرکتی که روشهای ناب را تشویق می کند زیانبار است. هزینه‌یابی استاندارد، رفتار غیر ناب را بر می‌انگیزاند و موجب تصمیمهای نادرست در مورد قیمت گذاری، حاشیه ها، خرید / اجاره و سایر مسائل کلیدی می گردد. همچنین سیستمهای تعیین بهای تمام شده سنتی بسیار وقت گیر، گران و زیانبار می باشند.
برای آنکه تولید ناب در دوره های بلند مدت موفقیت آمیز باشد، ضرورت دارد روشهای نوینی که بطور فعال از تفکر ناب حمایت مینمایند، جایگزین گردند. لذاحسابداری ناب باید جایگزین سیستمهای اندازه‌گیری و حسابداری سنتی گردد.
1- بررسی و تجزیه و تحلیل ترکیب و ساخت سازمان به منظور ایجاد تشکیلات مناسب با نیازهای سازمان
2- استقرار مناسبترین سیستم ها، روش ها و شیوه های انجام کار در سازمان
3- تهیه اطلاعات دقیق و به هنگام برای مدیران و مقامات مسئول
4- کوشش در هماهنگ سازی سازمان با آخرین تغییرات و پیشرفت از طریق تجزیه و تحلیل مستمر سیستم ها
5- تدوین دستورالعمل های کتبی و مدون با کسب نظرات مقامات مسئول سازمان
6- بررسی و تجزیه و تحلیل نمودار جریان کار، به منظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار
8-بررسی و تجزیه و تحلیل چگونگی تخصیص جا و مکان، به منظور استفاده موثر از نیروی انسانی و تسهیلات فیزیکی کار
9- بررسی، کنترل و طراحی فرم های مورد نیاز سازمان
10- زمان سنجی کار به منظور کوتاه کردن زمان انجام کار و ایجاد سرعت در ارائه کالاها و خدمات به مشتریان و ارباب رجوع
11- بررسی و تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد
12- بررسی نحوه استقرار و اجرای سیستم های جدید(مانند سیستم های مکانیزه و کامپیوتری)
13- اعتلای روحیه تعاون و همکاری در بین کارکنان سازمان
14- تلاش در جهت افزایش سطح کارایی، اثربخشی و بهره وری درکل سازمان
2- استقرار مناسبترین سیستم ها، روش ها و شیوه های انجام کار در سازمان
3- تهیه اطلاعات دقیق و به هنگام برای مدیران و مقامات مسئول
4- کوشش در هماهنگ سازی سازمان با آخرین تغییرات و پیشرفت از طریق تجزیه و تحلیل مستمر سیستم ها
5- تدوین دستورالعمل های کتبی و مدون با کسب نظرات مقامات مسئول سازمان
6- بررسی و تجزیه و تحلیل نمودار جریان کار، به منظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار
8-بررسی و تجزیه و تحلیل چگونگی تخصیص جا و مکان، به منظور استفاده موثر از نیروی انسانی و تسهیلات فیزیکی کار
9- بررسی، کنترل و طراحی فرم های مورد نیاز سازمان
10- زمان سنجی کار به منظور کوتاه کردن زمان انجام کار و ایجاد سرعت در ارائه کالاها و خدمات به مشتریان و ارباب رجوع
11- بررسی و تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد
12- بررسی نحوه استقرار و اجرای سیستم های جدید(مانند سیستم های مکانیزه و کامپیوتری)
13- اعتلای روحیه تعاون و همکاری در بین کارکنان سازمان
14- تلاش در جهت افزایش سطح کارایی، اثربخشی و بهره وری درکل سازمان
مراحل تولید و اجرای
سیستم حسابداری
اولین مرحله طرح و تدوین سیستم حسابداری معمولا هنگامی آغاز می شود که استفاده کنندگان از سیستم حسابداری موجود(مدیریت موسسه،کارکنان) به دلیل عدم رضایت از آن و یا به دلیل عدم وجود سیستم حسابداری، برقراری یک سیستم حسابداری را در خواست می کنند. پس از اعلام نیاز و دریافت درخواست، طراحی و تدوین سیستم حسابداری، کار طراحی توسط حسابدار و یا گروه حسابداران متخصص آغاز میشود و اولین مرحله کار طراحی شروع میشود.
برای شناسایی و تشخیص مشکلات و نقاط قوت و ضعف سیستم حسابداری موجود، معمولا از فرم های مخصوصی استفاده میشود که این فرم هاتوسط استفاده کنندگان از سیستم حسابداری تکمیل میشود. طراح یا طراحان سیستم حسابداری با دریافت فرم های تکمیل شده که حاوی اطلاعات مقدماتی از شناسایی سیستم است، بررسی های خود را شروع میکنند و با روش های مختلف اطلاعات مورد نیاز برای شناسایی سیستم حسابداری موجود را جمع آوری می کنند. جمع آوری اطلاعات معمولا به کمک یک یا چند روش از روش های زیر انجام می شود.
مصاحبه.این روش یکی از متداول ترین و مناسب ترین روش های مطالعه و شناسایی است و به دلیل عملی بودن و کم هزینه بودن کاربرد بیشتری دارد.
پرسشنامه.این روش که با طرح سوالات مشخصی انجام می شود معمولا وقت گیر است و در برخی از موارد غیرعملی است و به دلیل دخالت نظرات شخصی تکمیل کننده در برخی از موارد، پرسشنامه شناخت درستی به دست نمیدهد، بنابر این کاربرد کمتری دارد.
مشاهده.این روش جمع آوری اطلاعات در صورتی که از نظر زمانی و صرف هزینه طراح سیستم محدودیتی نداشته باشد، با توجه به همین که اطلاعات کامل تری به دست می دهد، روش مطلوبی است.
بررسی اسناد و مدارک.برای داشتن شناخت درستی از سیستم موجود مطالعه اسناد و مدارک موجود در موسسه صورت میگیرد. بررسی دستورالعمل های مدون موجود از قبیل، اساسنامه، نمودار سازمانی، مصوبات هیئت مدیره، مصوبات کمیسیون های معاملات و سایر مدارک موجود، بخشی از نیازهای اطلاعاتی طراح سیستم حسابداری برای شناسایی و مطالعه را تأمین می کند.
بررسی کتاب ها و جزوات دیگر.مبنای این روش دانش و تجربیات شخصی طراح سیستم حسابداری است و مطالعه قوانین و مقررات موضوعه، کتاب ها، منابع، و جزوات دیگر را نیز شامل می شود.
نتیجه گیری.پس از جمع آوری اطلاعات به کمک یک و یا چند روش ذکر شده و بررسی آن و شناسایی مقدماتی، نسبت به منطقی بودن درخواست استقرار سیستم حسابداری تصمیم گیری می شود و در صورت مثبت بودن نتیجه بررسی، طراحی سیستم حسابداری وارد مرحله بعدی یعنی تجزیه و تحلیل و ارزیابی سیستم حسابداری می شود.
برای شناسایی و تشخیص مشکلات و نقاط قوت و ضعف سیستم حسابداری موجود، معمولا از فرم های مخصوصی استفاده میشود که این فرم هاتوسط استفاده کنندگان از سیستم حسابداری تکمیل میشود. طراح یا طراحان سیستم حسابداری با دریافت فرم های تکمیل شده که حاوی اطلاعات مقدماتی از شناسایی سیستم است، بررسی های خود را شروع میکنند و با روش های مختلف اطلاعات مورد نیاز برای شناسایی سیستم حسابداری موجود را جمع آوری می کنند. جمع آوری اطلاعات معمولا به کمک یک یا چند روش از روش های زیر انجام می شود.
مصاحبه.این روش یکی از متداول ترین و مناسب ترین روش های مطالعه و شناسایی است و به دلیل عملی بودن و کم هزینه بودن کاربرد بیشتری دارد.
پرسشنامه.این روش که با طرح سوالات مشخصی انجام می شود معمولا وقت گیر است و در برخی از موارد غیرعملی است و به دلیل دخالت نظرات شخصی تکمیل کننده در برخی از موارد، پرسشنامه شناخت درستی به دست نمیدهد، بنابر این کاربرد کمتری دارد.
مشاهده.این روش جمع آوری اطلاعات در صورتی که از نظر زمانی و صرف هزینه طراح سیستم محدودیتی نداشته باشد، با توجه به همین که اطلاعات کامل تری به دست می دهد، روش مطلوبی است.
بررسی اسناد و مدارک.برای داشتن شناخت درستی از سیستم موجود مطالعه اسناد و مدارک موجود در موسسه صورت میگیرد. بررسی دستورالعمل های مدون موجود از قبیل، اساسنامه، نمودار سازمانی، مصوبات هیئت مدیره، مصوبات کمیسیون های معاملات و سایر مدارک موجود، بخشی از نیازهای اطلاعاتی طراح سیستم حسابداری برای شناسایی و مطالعه را تأمین می کند.
بررسی کتاب ها و جزوات دیگر.مبنای این روش دانش و تجربیات شخصی طراح سیستم حسابداری است و مطالعه قوانین و مقررات موضوعه، کتاب ها، منابع، و جزوات دیگر را نیز شامل می شود.
نتیجه گیری.پس از جمع آوری اطلاعات به کمک یک و یا چند روش ذکر شده و بررسی آن و شناسایی مقدماتی، نسبت به منطقی بودن درخواست استقرار سیستم حسابداری تصمیم گیری می شود و در صورت مثبت بودن نتیجه بررسی، طراحی سیستم حسابداری وارد مرحله بعدی یعنی تجزیه و تحلیل و ارزیابی سیستم حسابداری می شود.
تجزیه و تحلیل و ارزشیابی سیستم حسابداری
تجزیه و تحلیل و ارزشیابی سیستم حسابداری که قبلا با شروع جمع آوری اطلاعات با روش های مختلف ذکر شده آغاز شده است در این مرحله به شکل کامل تری انجام می شود. طراح سیستم حسابداری، سیستم موجود را بررسی و نتایج و عملکرد آن را ارزیابی می کند. در این مرحله ساختار موسسه مورد مطالعه قرار می گیرد و کلیه دستورالعمل ها و آیین نامه های موجود و نمودار سازمانی که مسئولیت ها و اختیارات را مشخص می کند بررسی می شود. در این مرحله کلیه اسناد و مدارک مربوط به سیستم حسابداری موجود، گردش عملیات، فرم ها و روش های گردش آن ها مطالعه و ورود داده ها، پردازش آن ها و صورت ها و گزارش های مالی به عنوان ستاده ها مورد ارزیابی قرار می گیرد.
پس از انجام مطالعات مذکور، طراح سیستم با انجام مصاحبه با مدیران و برخی از کارکنان موسسه نیازهای اطلاعات حسابداری آن ها را به طور دقیق و روشن مورد شناسایی و ارزیابی قرار می دهد. سپس سیستم حسابداری موجود و امکانات آن با نیازهای اطلاعاتی مدیریت و برخی از کارکنان موسسه مقایسه و نقاط ضعف آن مشخص و راه حل های مختلف تعیین می شود.
راه حل ها میتواند بی شمار باشد ولی اغلب آن ها را می توان در سه دسته زیر طبقه بندی کرد:
-برقراری یک سیستم حسابداری جدید
-اصلاح وتکمیل سیستم حسابداری قدیمی
-استفاده از خدمات دیگران(در سیستم های حسابداری کامپیوتری، اشتراک وقت و یا استفاده از خدمات موسسات کامپیوتری).
پس از انتخاب یکی از راه حل های سه گانه، باید آن را از سه نظر بررسی کرد:
بررسی تکنیکی.در این بررسی باید روشن شود که امکانات موجود در موسسه یا امکانات موجود در بازار نیازهای سیستم حسابداری جدید را براورده می کند. در طراحی سیستم های حسابداری کامپیوتری بررسی تکنیکی شامل ارزیابی سخت افزار و نرم افزارهای موجود در بازار نیز می شود.
بررسی امکان.در این بررسی که عده ای آن را بررسی عملی بودن سیستم حسابداری نیز نامیده اند، توانایی ها و امکانات موسسه از نظر سازمان، نیروی انسانی و سیاست های مدیریت مورد توجه و مطالعه قرار می گیرد.
بررسی اقتصادی.در این بررسی منافع و هزینه های هر یک از راه حل های انتخاب شده مورد مطالعه قرار گرفته می شود.
نتایج حاصل از بررسی های سه گانه فوق طی گزارش خاصی که بر گزارش سنجش امکان به مدیریت موسسه ارائه می شود.
راه حل مناسب پس از مطالعه گزارش فوق توسط مدیریت انتخاب و به طراح سیستم حسابداری معرفی می شود و پس از معرفی راه حل مناسب، طراح سیستم مرحله بعدی یعنی طراحی سیستم حسابداری را شروع می کند.
تجزیه و تحلیل و ارزشیابی سیستم حسابداری که قبلا با شروع جمع آوری اطلاعات با روش های مختلف ذکر شده آغاز شده است در این مرحله به شکل کامل تری انجام می شود. طراح سیستم حسابداری، سیستم موجود را بررسی و نتایج و عملکرد آن را ارزیابی می کند. در این مرحله ساختار موسسه مورد مطالعه قرار می گیرد و کلیه دستورالعمل ها و آیین نامه های موجود و نمودار سازمانی که مسئولیت ها و اختیارات را مشخص می کند بررسی می شود. در این مرحله کلیه اسناد و مدارک مربوط به سیستم حسابداری موجود، گردش عملیات، فرم ها و روش های گردش آن ها مطالعه و ورود داده ها، پردازش آن ها و صورت ها و گزارش های مالی به عنوان ستاده ها مورد ارزیابی قرار می گیرد.
پس از انجام مطالعات مذکور، طراح سیستم با انجام مصاحبه با مدیران و برخی از کارکنان موسسه نیازهای اطلاعات حسابداری آن ها را به طور دقیق و روشن مورد شناسایی و ارزیابی قرار می دهد. سپس سیستم حسابداری موجود و امکانات آن با نیازهای اطلاعاتی مدیریت و برخی از کارکنان موسسه مقایسه و نقاط ضعف آن مشخص و راه حل های مختلف تعیین می شود.
راه حل ها میتواند بی شمار باشد ولی اغلب آن ها را می توان در سه دسته زیر طبقه بندی کرد:
-برقراری یک سیستم حسابداری جدید
-اصلاح وتکمیل سیستم حسابداری قدیمی
-استفاده از خدمات دیگران(در سیستم های حسابداری کامپیوتری، اشتراک وقت و یا استفاده از خدمات موسسات کامپیوتری).
پس از انتخاب یکی از راه حل های سه گانه، باید آن را از سه نظر بررسی کرد:
بررسی تکنیکی.در این بررسی باید روشن شود که امکانات موجود در موسسه یا امکانات موجود در بازار نیازهای سیستم حسابداری جدید را براورده می کند. در طراحی سیستم های حسابداری کامپیوتری بررسی تکنیکی شامل ارزیابی سخت افزار و نرم افزارهای موجود در بازار نیز می شود.
بررسی امکان.در این بررسی که عده ای آن را بررسی عملی بودن سیستم حسابداری نیز نامیده اند، توانایی ها و امکانات موسسه از نظر سازمان، نیروی انسانی و سیاست های مدیریت مورد توجه و مطالعه قرار می گیرد.
بررسی اقتصادی.در این بررسی منافع و هزینه های هر یک از راه حل های انتخاب شده مورد مطالعه قرار گرفته می شود.
نتایج حاصل از بررسی های سه گانه فوق طی گزارش خاصی که بر گزارش سنجش امکان به مدیریت موسسه ارائه می شود.
راه حل مناسب پس از مطالعه گزارش فوق توسط مدیریت انتخاب و به طراح سیستم حسابداری معرفی می شود و پس از معرفی راه حل مناسب، طراح سیستم مرحله بعدی یعنی طراحی سیستم حسابداری را شروع می کند.
پس از طراحی سیستم حسابداری در این مرحله، سیستم به اجرا گذاشته می شود. اجرای سیستم حسابداری جدید یعنی جایگزینی سیستم جدید به جای سیستم قبلی. اجرای یک سیستم نسبتا پیچیده حسابداری ماه ها طول می کشد و این کار با صرف وقت و دقت و حوصله کافی و برنامه خاص زمان بندی صورت می گیرد. برای اطمینان از این که سیستم جدید می تواند جایگزین سیستم قبلی شود بهتر است برای مدتی دو سیستم به صورت هم زمان اجرا شوند. این روش را روش اجرای موازی می گویند.
در برخی از موارد که اجرای موازی سیستم عملی نیست و یا احیانا وقت گیر و پرهزینه است، می توان با استفاده از اطلاعات گذشته و یا حتی اطلاعات غیر واقعی سیستم را و نتایج حاصل از اجرای سیستم را ارزیابی کرد. این روش اجرا را اجرای آزمایشی می نامند.
پس از اجرای سیستم و پس از گذشت چند ماه از اجرای آن، باید اطمینان حاصل شود که بازده سیستم با آن چه به عنوان هدف ها و مشخصات سیستم تعیین شده است تطبیق می کند و سیستم جدید نیازهای استفاده کنندگان را تأمین می کند. وارسی سیستم توسط طراح سیستم و یا توسط واحد حسابرسی داخلی موسسه صورت می گیرد. وارسی سیستم باید پاسخ دقیقی برای پرسش های زیر ارائه کند:
- آیا سیستم حسابداری جدید هدف های را که برای آن تعیین شده است تأمین می کند؟
- آیا سیستم نیازهای استفاده کنندگان را تأمین می کند؟
- آیا کنترل های لازم و پیش بینی شده در سیستم اعمال می شود؟
- نقاط ضعف احتمالی مشخص شده است؟
- آیا سیستم صرفه جویی ای را که در بررسی اقتصادی تعیین شده است به همراه دارد؟
نتایج حاصل از وارسی سیستم طی گزارش به مدیریت موسسه ارائه و در این گزارش تغییرات و اصلاحات مورد لزوم برای بهبود سیستم حسابداری، پیشنهاد می شود.
پس از اجرای سیستم و پس از گذشت چند ماه از اجرای آن، باید اطمینان حاصل شود که بازده سیستم با آن چه به عنوان هدف ها و مشخصات سیستم تعیین شده است تطبیق می کند و سیستم جدید نیازهای استفاده کنندگان را تأمین می کند. وارسی سیستم توسط طراح سیستم و یا توسط واحد حسابرسی داخلی موسسه صورت می گیرد. وارسی سیستم باید پاسخ دقیقی برای پرسش های زیر ارائه کند:
- آیا سیستم حسابداری جدید هدف های را که برای آن تعیین شده است تأمین می کند؟
- آیا سیستم نیازهای استفاده کنندگان را تأمین می کند؟
- آیا کنترل های لازم و پیش بینی شده در سیستم اعمال می شود؟
- نقاط ضعف احتمالی مشخص شده است؟
- آیا سیستم صرفه جویی ای را که در بررسی اقتصادی تعیین شده است به همراه دارد؟
نتایج حاصل از وارسی سیستم طی گزارش به مدیریت موسسه ارائه و در این گزارش تغییرات و اصلاحات مورد لزوم برای بهبود سیستم حسابداری، پیشنهاد می شود.