طراحی سیستم مالی

تحلیل، پیاده سازی و اجرای سیستم های مالی حسابداری

مقدمه ای درباره نیاز به سیستم مالی

ما در دنیایی بسیار پیچیده و پویا زندگی می کنیم که دو ویژگی عمده دارد: منابع محدود و نیازهای نامحدود. همین محدودیت در امکانات و عدم محدودیت در نیازها و خواست های بشری است که توجه روزافزون به بهره وری را باعث شده است. از یک سو، جمعیت رو به ازدیاد، گستره نیازهای بشری را سیر تصاعدی داده و از سوی دیگر، منابع کاهنده، برای دهان هایی که هر لحظه به جهان گشوده می شوند، خبر از آینده ای نه چندان امید بخش دارند. در چنین شرایطی عقل ایجاب می کند که نیک اندیشان، دورنگران و آینده سازان جامعه، اولاً خود، تصویر روشنی از واقعیات به دست آورند و ثانیاً راه چاره های مناسبی برای بقا در چنین دنیای پرتحول و پرشتابی بیندیشند. لازمه موجودیت در جهانی این چنین پیچیده و سرشار از رقابت، بهره گیری از الگوهای نوین مدیریتی است که تفکر خلاق و نگرش تغییرپذیری را تعمیم دهند و با به کارگیری تواناییهای ذهنی، بینشی و احساسی، در پی ایجاد افکار نو و مفاهیم جدید باشند. همواره نمی توان از نیروی کار انتظار داشت که بیشتر و تندتر کار کند. در این زمینه لازم است که به بهسازی روش ها و اصلاح شیوه های کاری اقدام شود. تا با صرف زمان کمتر، ستاده های مناسبتر و مفیدتر عاید گردد. امروزه سازمانی پویا و پایاست که هدف های خود را با شرایط و نیازهای محیطی تطبیق دهد و انعطاف لازم را برای تغییر در ساختار درونی خویش به نحوی که با تغییرات محیطی سازگار باشد، نشان دهد و مسئولیت های اجتماعی خود را با کیفیتی برتر انجام دهد.
finance-systems.png

تجزیه و تحلیل سیستم مالی

- تشخیص و تعریف مسئله
- تعیین اهداف و محدودیت ها
- تشخیص نیازهای سیستم جدید
- تعیین راه حل های مختلف تامین نیازهای فوق
- انتخاب بهترین راه حل با توجه به معیارهای مشخص

طراحی سیستم مالی

- تعیین دقیق مشخصات سیستم انتخاب شده از لحاظ درون داده ها،
برون داده ها، کنترل ها، فایل ها یا پایگاه داده ها
- تهیه مشخصات سخت افزارها، نرم افزارها و نیروی متخصص لازم

اجرای سیستم طراحی مالی

- تهیه و استقرار سخت افزارها و نرم افزارهای انتخاب شده 
- آموزش نیروی انسانی به منظور پیاده سازی سیستم جدید
- جایگزین نمودن سیستم جدید با سیستم قبلی
- ارزیابی نتایج عملکرد سیستم جدید

بخش های طراحی سیستم مالی

تمام مجموعه های حقیقی و یا حقوقی که در قالب شرکت، موسسه وغیره وجود دارند، مطابق یک برنامه منسجم برای رسیدن به اهداف عالی خود حرکت می کنند و در میان سیستمهای متعدد در مجموعه های گوناگون، سیستم مالی تنها سیستمی است که در تمامی مجموعه ها حضور دارد و به عنوان قلب تپنده هر مجموعه به کنترل جریان مالی آن مجموعه می پردازد.  شریان مالی هر مجموعه ای ، یکی از مهمترین جریانات محسوب می شود که نگهداری و کنترل آن برای حفظ بقاء مجموعه ضروریست .

هدف از طراحی سیستم مالی

یکی از اهداف سیستم های مالی ، ارائه اطلاعات و ارقام دقیق به مدیران مجموعه جهت اخذ تصمیمات مناسب بر اساس شرایط محیطی مانند شرایط اقتصادی میباشد. تنها با استفاده از اعداد و ارقام ، اخذ تصمیمات مناسب برای مدیران ممکن نیست، از این رو استخراج داده های دقیق ، پردازش داده ای مناسب و نتیجه گیری ستادهای مالی قابل اطمینان از جمله فرایندهای داخلی سیستمهای مالی هستند که در زیر به تشریح این فرایندها می پردازیم.

طراحی سیستم مالی چیست؟

مراحل اولیه طراحی سیستمهای حسابداری توسط مدیران مالی :: سیستم حسابداری عبارت است از مجموعه ای از اجزاء و فرایندهای مرتبط به هم با مدیریت واحد که مطابق آن فرآیندها، گردش مالی موسسه پس از کارشناسی مدیریت حسابداری، ثبت و تبدیل به گزارشات درون سازمانی و برون سازمانی می شود. معمولا این گزارشها در قالب صورتهای مالی پس از تائید حسابرسان خارجی (مستقل ) در اختیار مدیران مجاز مجموعه (مدیر عامل، اعضای هیئت مدیره، اعضاء مجمع عمومی و یا صاحبان سهام) قرار می گیرد.

فرآینده های طراحی سیستم مالی

financial-system-design-features.png

گام های پیاده سازی سیستم مالی

جمع آوری اطلاعات مالی

جمع آوری اطلاعات توسط مدیران مالی به چند روش انجام میگیرد : مصاحبه ، پرسشنامه ، مشاهده ، بررسی اسناد و مدارک سنواتی ، بررسی کتابها و جزوات و سیستمهای دیگر منجمله این روشها هستند .

دریافت اطلاعات مقدماتی مدیران مالی

مدیر مالی در طراحی سیستمهای خود اقدام به طراحی یک سری فرمها میکند که بتواند از آنها پی به عمق روند حرکت شرکت ببرد. با دریافت فرمهای تکمیل شده توسط دیگر مدیران در بخشهای مختلف مجموعه که حاوی اطلاعات مقدماتی از سیستم میباشد ، برسیهای خود را شروع کرده و حال برای دسترسی دقیق تر به اطلاعات دیگر مورد نیاز خود اقدام مینماید .

چرا به طراحی سیستم مالی نیاز است؟

وقتی مدیران اطلاعات دقیق برای گذاشتن مبنایی قابل اطمینان در تصمیم گیریهای خود نداشته باشند، اولین گام را برای پیاده سازی یک سیستم مالی دقیق در مجموعه بر میدارند. برای اجرای یک سیستم مالی، زمان طراحی سیستم ،توسط مدیران خبره حسابداری رسیده و آنها اقدام به طراحی یک سیستم دقیق بنا به نیاز آن مجموعه مینمایند.

مشاهده نیازهای اطلاعاتی

این روش بسیار شهودی و دقیق، اما وقت گیر است. معمولا با استفاده از این روش اطلاعات با سطح دقت بالا  بدست   می آید ، اما به دلیل وقت گیر بودن آن ، اصولا مدیران مالی برای تمامی بررسیهای خود تنها از این روش استفاده نمیکنند . این روش معمولا در سیستم حسابداری صنعتی و دارایی ثابت استفاده می شود .

تهیه پرسشنامه از کارمندان مرتبط

این روش به دلیل وقت گیر بودن و دخالت نظر شخصی تکمیل کننده آن از توجه کمتری توسط مدیران مالی برخوردار است ، زیرا در بعضی از موارد پاسخ آنها به علت اعمال نظر شخصی تکمیل کننده پرسشنامه ، خود باعث گمراهی و شاید هم گرفتن تصمیمی اشتباه از طرف مدیران مالی گردد .

مصاحبه درباره نیاز پردازش مالی

 یکی از متداولترین روشها برای شناسایی در تمامی مباحث، مصاحبه میباشد. مصاحبه از متداولترین روشها در جامعه شناخته شده است . مدیران مالی به علت علمی بودن و کم هزینه بودن این روش ، از روش مصاحبه به کررات استفاده می کنند.

مطالعه قالب های طراحی سیستم

  قالبهای طراحی سیستمهای حسابداری از لحاظ ریشه ای با یکدیگر همسان هستند اما در هر مجموعه بنا به نوع فعالیت آن مجموعه یکسری اطلاعات خاص برای نیل به اهداف آن مجموعه وجود دارد که این امر باعث گستــرده شدن قالبهای حســـابداری در مجموعه های مختلف میگردد .

بررسی مقاله، کتاب و سیستم مشابه

این روش اصولا بعد از استفاده از روشهای فوق و دریافت پاسخ سئوالات و نکات مبهم توسط مدیران مالی برای تطبیق نتیجه ها با نتیجه های بدست آمده توسط مدیران دیگر در مجموعه های مشابه ، جهت کسب اطمینان استفاده میگردد .

بررسی اسناد و مدارک مالی

یکی دیگر از روشها در تصمیم گیری توسط مدیران مالی روش بررسی اسناد و مدارک میباشد ، اما به دلیل اینکه از صحت و دقت در ثبت بعضی از  آن اسناد و مدارک اطمینانی نیست در نتیجه مدیران مالی این روش را هیچگاه به تنهایی استفاده نمی کنند و مبنای اخذ تصمیمات خود قرار نمی دهند .
persian-divider.jpg

نتیجه گیری برای طراحی سیستم

مدیران مالی برای طراحی سیستمهای حسابداری اصولا بنا به نوع اطلاعات مورد نیاز خود از تمامی روشهای بالا نسبت به مقدار اهمیت اطلاعات در بخشهای مختلف استفاده می کنند تا بتوانند صحت اطلاعات بدست آمده را از چند روش مورد بررسی قرار داده و مبنای تصمیم گیری دقیقی برای خود داشته باشند. پس از بررسی نتیجه بدست آمده توسط روشهای دریافت اطلاعات به روشهای فوق ، نتیجه نهایی گرفته و مدیران مالی اقدام به اخذ تصمیم بنا بر داشته های اطلاعاتی خود از مجموعه کرده و طراحی سیستم مالی را وارد مرحله جدید میگردانند . از این مرحله به بعد مدیران با تکیه بر اطلاعات خود شروع به شناسایی قالب سیستم حسابداری مورد نیاز با فرآیند آن مجموعه برای نیل به اهداف خود مینمایند .
persian-divider.jpg

تجزیه و تحلیل سیستم مالی

فرآینده تجزیه و تحلیل سیستم ها:


1- تجزیه و تحلیل سیستم ها اقدامی مناسب برای بررسی مسائل و مشکلات سازمانی است.
2- بهره وری یک سازمان را به طور معمول از دو طریق می توان افزایش داد: نخست با تشویق افراد به کار کردن با سرعت بیشتر، دوم با ساده کردن و بهسازی روش های کار.
3- تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها را می توان اقدامی به منظور مددرسانی به مدیران و مقامات مسئول در زمینه سیاست گذاری و تصمیم گیری دانست.
4- با تجزیه و تحلیل سیستم ها می توان ساختار سازمانی مناسبتر، روش های اجرایی کارآمدتر و شیوه های عملیاتی پرثمرتر به وجود آورد و بر میزان کارایی و اثربخشی و بهره وری در سازمان افزود.
5- می توان از نیرو و تلاش کارکنان بهترین استفاده را کرد و از دوباره کاری و اتلاف مساعی نیروی انسانی جلوگیری نمود.
6- باعث می شود تا از میزان اشتباهات و خطاها کاسته شود و امر تحویل کالاها و خدمات به مشتریان و کاربران سرعت یابد.
7- یکی از مهمترین نتایج تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها به دست آوردن اطلاعات دقیق و به هنگام از وضع موجود است که این اطلاعات مبنای مناسبی را برای برنامه ریزی در اختیار مدیران و مسئولان قرار می دهد.
تحلیل سیستم چیست؟
سیستم مجموعه ای است از اجزای به هم وابسته که به علت وابستگی حاکم بر اجزای خود، کلیت جدیدی را پدید آورده اند. اجزای سیستم ضمن برخورداری از ارتباطاتی کنشی و واکنشی، از نظم و سازمان خاصی پیروی می نمایند و در جهت تحقق هدف های معینی که دلیل وجودی سیستم است فعالیت می کنند.
چرخه فرآینده سیستم مالی
تدوین و اصلاح روش کار
شناخت عملکرد سیستم

خدمات تجزیه و تحلیل سیستم های مالی همیاران

1- بررسی و تجزیه و تحلیل ترکیب و ساخت سازمان به منظور ایجاد تشکیلات مناسب با نیازهای سازمان
2- استقرار مناسبترین سیستم ها، روش ها و شیوه های انجام کار در سازمان
3- تهیه اطلاعات دقیق و به هنگام برای مدیران و مقامات مسئول
4- کوشش در هماهنگ ساختن سازمان با آخرین تغییرات و پیشرفت ها از طریق تجزیه و تحلیل مداوم و مستمر سیستم ها و روش های موجود
5- تدوین دستورالعمل های کتبی و مدون با کسب نظرات مقامات مسئول سازمان
6- بررسی و تجزیه و تحلیل نمودار جریان کار، به منظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار
8-بررسی و تجزیه و تحلیل چگونگی تخصیص جا و مکان، به منظور استفاده موثر از نیروی انسانی و تسهیلات فیزیکی کار(پیش بینی استقرار مناسب)
9- بررسی، کنترل و طراحی فرم های مورد نیاز سازمان
10- زمان سنجی کار به منظور کوتاه کردن زمان انجام کار و ایجاد سرعت در ارائه کالاها و خدمات به مشتریان و ارباب رجوع
11- بررسی و تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد
12- بررسی نحوه استقرار و اجرای سیستم های جدید(مانند سیستم های مکانیزه و کامپیوتری)
13- اعتلای روحیه تعاون و همکاری در بین کارکنان سازمان
14- تلاش در جهت افزایش سطح کارایی، اثربخشی و بهره وری درکل سازمان
system-design-services.jpg

درخواست مشاوره طراحی سیستم مالی

با کارشناسان ما برای جلسه حضوری مشاوره رایگان طراحی سیستم مالی خود تماس بگیرید.

طراحی و تدوین سیستم حسابداری

مطالعه راهنمای طراحی سیستم های حسابداری جدید بر اساس نیازها

system-accounting.jpg

مراحل تجزیه و تحلیل
سیستم حسابداری

نظام حسابداری خود را دگرگون کنید

همانطوریکه شرکت با تولید ناب رشد می کند و تفکر ناب برای بخش زیادی از فرآیندهای تولید بکار گرفته می شود، حسابداری ناب به شکل عمیق تری می تواند معرفی شود. سیستم های هزینه یابی استاندارد بی حاصل و مضر، می توانند حذف شوند و بجای آنها روشهای قابل فهم، صحیح و ساده هزینه یابی جریان ارزش )هزینه یابی بر مبنای فعالیت)جایگزین گردد. معرفی روشهای نوین اتخاذ تصمیم منجر به حذف تراکنشهای غیر ضروری می گردد. با گذشت زمان، اغلب فرآیندهای تراکنشی بی حاصل و سیستمهای اطلاع رسانی پیچیده شرکتها کاهش می یابد تا کل فرایند قابل کنترل گردد.
1- بررسی و تجزیه و تحلیل ترکیب و ساخت سازمان به منظور ایجاد تشکیلات مناسب با نیازهای سازمان
2- استقرار مناسبترین سیستم ها، روش ها و شیوه های انجام کار در سازمان
3- تهیه اطلاعات دقیق و به هنگام برای مدیران و مقامات مسئول
4- کوشش در هماهنگ سازی سازمان با آخرین تغییرات و پیشرفت از طریق تجزیه و تحلیل مستمر سیستم ها
5- تدوین دستورالعمل های کتبی و مدون با کسب نظرات مقامات مسئول سازمان
6- بررسی و تجزیه و تحلیل نمودار جریان کار، به منظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار
8-بررسی و تجزیه و تحلیل چگونگی تخصیص جا و مکان، به منظور استفاده موثر از نیروی انسانی و تسهیلات فیزیکی کار
9- بررسی، کنترل و طراحی فرم های مورد نیاز سازمان
10- زمان سنجی کار به منظور کوتاه کردن زمان انجام کار و ایجاد سرعت در ارائه کالاها و خدمات به مشتریان و ارباب رجوع
11- بررسی و تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد
12- بررسی نحوه استقرار و اجرای سیستم های جدید(مانند سیستم های مکانیزه و کامپیوتری)
13- اعتلای روحیه تعاون و همکاری در بین کارکنان سازمان
14- تلاش در جهت افزایش سطح کارایی، اثربخشی و بهره وری درکل سازمان
system-levels.jpg

مراحل تولید و اجرای
سیستم حسابداری