مقدمه ای درباره نیاز به سیستم مالی
تجزیه و تحلیل سیستم مالی
- تعیین اهداف و محدودیت ها
- تشخیص نیازهای سیستم جدید
- تعیین راه حل های مختلف تامین نیازهای فوق
- انتخاب بهترین راه حل با توجه به معیارهای مشخص
طراحی سیستم مالی
- تعیین دقیق مشخصات سیستم انتخاب شده از لحاظ درون داده ها،
برون داده ها، کنترل ها، فایل ها یا پایگاه داده ها
- تهیه مشخصات سخت افزارها، نرم افزارها و نیروی متخصص لازم
اجرای سیستم طراحی مالی
- آموزش نیروی انسانی به منظور پیاده سازی سیستم جدید
- جایگزین نمودن سیستم جدید با سیستم قبلی
- ارزیابی نتایج عملکرد سیستم جدید
بخش های طراحی سیستم مالی
هدف از طراحی سیستم مالی
طراحی سیستم مالی چیست؟
فرآینده های طراحی سیستم مالی
گام های پیاده سازی سیستم مالی
جمع آوری اطلاعات مالی
دریافت اطلاعات مقدماتی مدیران مالی
چرا به طراحی سیستم مالی نیاز است؟
وقتی مدیران اطلاعات دقیق برای گذاشتن مبنایی قابل اطمینان در تصمیم گیریهای خود نداشته باشند، اولین گام را برای پیاده سازی یک سیستم مالی دقیق در مجموعه بر میدارند. برای اجرای یک سیستم مالی، زمان طراحی سیستم ،توسط مدیران خبره حسابداری رسیده و آنها اقدام به طراحی یک سیستم دقیق بنا به نیاز آن مجموعه مینمایند.
مشاهده نیازهای اطلاعاتی
این روش بسیار شهودی و دقیق، اما وقت گیر است. معمولا با استفاده از این روش اطلاعات با سطح دقت بالا بدست می آید ، اما به دلیل وقت گیر بودن آن ، اصولا مدیران مالی برای تمامی بررسیهای خود تنها از این روش استفاده نمیکنند . این روش معمولا در سیستم حسابداری صنعتی و دارایی ثابت استفاده می شود .
تهیه پرسشنامه از کارمندان مرتبط
مصاحبه درباره نیاز پردازش مالی
مطالعه قالب های طراحی سیستم
بررسی مقاله، کتاب و سیستم مشابه
بررسی اسناد و مدارک مالی
نتیجه گیری برای طراحی سیستم
تجزیه و تحلیل سیستم مالی
فرآینده تجزیه و تحلیل سیستم ها:
1- تجزیه و تحلیل سیستم ها اقدامی مناسب برای بررسی مسائل و مشکلات سازمانی است.
2- بهره وری یک سازمان را به طور معمول از دو طریق می توان افزایش داد: نخست با تشویق افراد به کار کردن با سرعت بیشتر، دوم با ساده کردن و بهسازی روش های کار.
3- تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها را می توان اقدامی به منظور مددرسانی به مدیران و مقامات مسئول در زمینه سیاست گذاری و تصمیم گیری دانست.
4- با تجزیه و تحلیل سیستم ها می توان ساختار سازمانی مناسبتر، روش های اجرایی کارآمدتر و شیوه های عملیاتی پرثمرتر به وجود آورد و بر میزان کارایی و اثربخشی و بهره وری در سازمان افزود.
5- می توان از نیرو و تلاش کارکنان بهترین استفاده را کرد و از دوباره کاری و اتلاف مساعی نیروی انسانی جلوگیری نمود.
6- باعث می شود تا از میزان اشتباهات و خطاها کاسته شود و امر تحویل کالاها و خدمات به مشتریان و کاربران سرعت یابد.
7- یکی از مهمترین نتایج تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها به دست آوردن اطلاعات دقیق و به هنگام از وضع موجود است که این اطلاعات مبنای مناسبی را برای برنامه ریزی در اختیار مدیران و مسئولان قرار می دهد.
خدمات تجزیه و تحلیل سیستم های مالی همیاران
2- استقرار مناسبترین سیستم ها، روش ها و شیوه های انجام کار در سازمان
3- تهیه اطلاعات دقیق و به هنگام برای مدیران و مقامات مسئول
4- کوشش در هماهنگ ساختن سازمان با آخرین تغییرات و پیشرفت ها از طریق تجزیه و تحلیل مداوم و مستمر سیستم ها و روش های موجود
5- تدوین دستورالعمل های کتبی و مدون با کسب نظرات مقامات مسئول سازمان
6- بررسی و تجزیه و تحلیل نمودار جریان کار، به منظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار
8-بررسی و تجزیه و تحلیل چگونگی تخصیص جا و مکان، به منظور استفاده موثر از نیروی انسانی و تسهیلات فیزیکی کار(پیش بینی استقرار مناسب)
9- بررسی، کنترل و طراحی فرم های مورد نیاز سازمان
10- زمان سنجی کار به منظور کوتاه کردن زمان انجام کار و ایجاد سرعت در ارائه کالاها و خدمات به مشتریان و ارباب رجوع
11- بررسی و تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد
12- بررسی نحوه استقرار و اجرای سیستم های جدید(مانند سیستم های مکانیزه و کامپیوتری)
13- اعتلای روحیه تعاون و همکاری در بین کارکنان سازمان
14- تلاش در جهت افزایش سطح کارایی، اثربخشی و بهره وری درکل سازمان
درخواست مشاوره طراحی سیستم مالی
با کارشناسان ما برای جلسه حضوری مشاوره رایگان طراحی سیستم مالی خود تماس بگیرید.
طراحی و تدوین سیستم حسابداری
مطالعه راهنمای طراحی سیستم های حسابداری جدید بر اساس نیازها
مراحل تجزیه و تحلیل
سیستم حسابداری
برای ترسیم نمودار ساده گردش عملیات از مستطیل هایی برای نشان دادن خلاصه ای از عملیات و اقداماتی که باید در هر مرحله انجام داد استفاده می شود و جهت حرکت عملیات و اقدامات سیستم به وسیله پیکانی ()نشان داده می شود.
برای ترسیم نمودار نمادی گردش عملیات سیستم از علائم تصویری خاص استفاده می شود.در این روش، اسناد و مدارک و اقدامات و عملیاتی که باید انجام شود به صورت نمادهای خاصی ترسیم می شود. علائم و نمادهایی که بیش تر از سایر علائم و نمادها در طراحی سیستم های دستی و یا کامپیوتری حسابداری به کار می روند عبارت اند از:
آغاز و پایان اقدامات و یا عملیات انجام اقدامات و یا عملیات
اخذ تصمیم جهت جریان اقدامات و یا عملیات
باید توجه کرد که نمودار نمادی گردش عملیات سیستم از بالا به پایین و از سمت راست به چپ ترسیم می شود و جهت جریان اقدامات و یا عملیات سیستم همانند نمودار ساده گردش عملیات به وسیله پیکانی مشخص می شود. در توضیح نمادها و علائم مذکور باید گفته شود که هنگام ترسیم گردش عملیات آغاز و پایان عملیات در نماد اول مشخص می شود و ماهیت عملیات و یا مرحله ای از عملیات در داخل مستطیل نشان داده می شود. هنگام انجام عملیات و یا در هر مرحله لازم است در مورد انتخاب بین یک یا چند راه حل(معمولا در سیستم های حسابداری دو راه حل) تصمیم گیری شود؛ در این حالت عوامل تصمیم گیری در داخل لوزی نشان داده می شود.
اغلب برای تشخیص صحیح نیازهای ورودی و خروجی روند نمای فرم ها(گردش کار فرم ها) که گردش فرم ها را در سیستم حسابداری را نشان می دهد،تهیه میشود.
طراحی مکانیزم کنترل سیستم حسابداری.مکانیزم های کنترل دقیقا مشخص و نقاطی از سیستم که نیازمند اعمال کنترل بیش تری هستند تعیین می شود. روند نمای فرم ها برای تشخیص نقاط اعمال کنترل داخلی کاربرد فراوانی دارد. در مورد طراحی سیستم های کامپیوتری، پس از انتخاب بهترین سیستم، وقت زیادی صرف کدگذاری و آزمایش برنامه کامپیوتر می شود. انتخاب سیستم نرم افزار و سخت افزار از وظایف طراح سیستم حسابداری است که با دریافت پیشنهادات فروشندگان و ارزیابی آن ها انجام می شود.
تدوین سیستم حسابداری.تدوین سیستم حسابداری آخرین مورد طراحی سیستم حسابداری است که سیستم حسابداری به صورت مدون در می آید. موفقیت یک سیستم حسابداری بستگی کامل دارد به این که استفاده کنندگان از سیستم آن را به خوبی فهمیده و پذیرفته شده باشد و بتواند نیازهای استفاده کنندگان را برآورده کند. بنابراین مشارکت استفاده کنندگان در مراحل مختلف طراحی گذشته از آن که شناسایی سیستم را تسهیل می کند احساس مشارکت و دخالت در مراحل طراحی منجر به درک بهتر سیستم و پذیرش آن می شود.
تدوین سیستم حسابداری.تدوین سیستم حسابداری آخرین مورد طراحی سیستم حسابداری است که سیستم حسابداری به صورت مدون در می آید. موفقیت یک سیستم حسابداری بستگی کامل دارد به این که استفاده کنندگان از سیستم آن را به خوبی فهمیده و پذیرفته شده باشد و بتواند نیازهای استفاده کنندگان را برآورده کند. بنابراین مشارکت استفاده کنندگان در مراحل مختلف طراحی گذشته از آن که شناسایی سیستم را تسهیل می کند احساس مشارکت و دخالت در مراحل طراحی منجر به درک بهتر سیستم و پذیرش آن می شود.
نظام حسابداری خود را دگرگون کنید
2- استقرار مناسبترین سیستم ها، روش ها و شیوه های انجام کار در سازمان
3- تهیه اطلاعات دقیق و به هنگام برای مدیران و مقامات مسئول
4- کوشش در هماهنگ سازی سازمان با آخرین تغییرات و پیشرفت از طریق تجزیه و تحلیل مستمر سیستم ها
5- تدوین دستورالعمل های کتبی و مدون با کسب نظرات مقامات مسئول سازمان
6- بررسی و تجزیه و تحلیل نمودار جریان کار، به منظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار
8-بررسی و تجزیه و تحلیل چگونگی تخصیص جا و مکان، به منظور استفاده موثر از نیروی انسانی و تسهیلات فیزیکی کار
9- بررسی، کنترل و طراحی فرم های مورد نیاز سازمان
10- زمان سنجی کار به منظور کوتاه کردن زمان انجام کار و ایجاد سرعت در ارائه کالاها و خدمات به مشتریان و ارباب رجوع
11- بررسی و تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد
12- بررسی نحوه استقرار و اجرای سیستم های جدید(مانند سیستم های مکانیزه و کامپیوتری)
13- اعتلای روحیه تعاون و همکاری در بین کارکنان سازمان
14- تلاش در جهت افزایش سطح کارایی، اثربخشی و بهره وری درکل سازمان
مراحل تولید و اجرای
سیستم حسابداری
برای شناسایی و تشخیص مشکلات و نقاط قوت و ضعف سیستم حسابداری موجود، معمولا از فرم های مخصوصی استفاده میشود که این فرم هاتوسط استفاده کنندگان از سیستم حسابداری تکمیل میشود. طراح یا طراحان سیستم حسابداری با دریافت فرم های تکمیل شده که حاوی اطلاعات مقدماتی از شناسایی سیستم است، بررسی های خود را شروع میکنند و با روش های مختلف اطلاعات مورد نیاز برای شناسایی سیستم حسابداری موجود را جمع آوری می کنند. جمع آوری اطلاعات معمولا به کمک یک یا چند روش از روش های زیر انجام می شود.
مصاحبه.این روش یکی از متداول ترین و مناسب ترین روش های مطالعه و شناسایی است و به دلیل عملی بودن و کم هزینه بودن کاربرد بیشتری دارد.
پرسشنامه.این روش که با طرح سوالات مشخصی انجام می شود معمولا وقت گیر است و در برخی از موارد غیرعملی است و به دلیل دخالت نظرات شخصی تکمیل کننده در برخی از موارد، پرسشنامه شناخت درستی به دست نمیدهد، بنابر این کاربرد کمتری دارد.
مشاهده.این روش جمع آوری اطلاعات در صورتی که از نظر زمانی و صرف هزینه طراح سیستم محدودیتی نداشته باشد، با توجه به همین که اطلاعات کامل تری به دست می دهد، روش مطلوبی است.
بررسی اسناد و مدارک.برای داشتن شناخت درستی از سیستم موجود مطالعه اسناد و مدارک موجود در موسسه صورت میگیرد. بررسی دستورالعمل های مدون موجود از قبیل، اساسنامه، نمودار سازمانی، مصوبات هیئت مدیره، مصوبات کمیسیون های معاملات و سایر مدارک موجود، بخشی از نیازهای اطلاعاتی طراح سیستم حسابداری برای شناسایی و مطالعه را تأمین می کند.
بررسی کتاب ها و جزوات دیگر.مبنای این روش دانش و تجربیات شخصی طراح سیستم حسابداری است و مطالعه قوانین و مقررات موضوعه، کتاب ها، منابع، و جزوات دیگر را نیز شامل می شود.
نتیجه گیری.پس از جمع آوری اطلاعات به کمک یک و یا چند روش ذکر شده و بررسی آن و شناسایی مقدماتی، نسبت به منطقی بودن درخواست استقرار سیستم حسابداری تصمیم گیری می شود و در صورت مثبت بودن نتیجه بررسی، طراحی سیستم حسابداری وارد مرحله بعدی یعنی تجزیه و تحلیل و ارزیابی سیستم حسابداری می شود.
تجزیه و تحلیل و ارزشیابی سیستم حسابداری که قبلا با شروع جمع آوری اطلاعات با روش های مختلف ذکر شده آغاز شده است در این مرحله به شکل کامل تری انجام می شود. طراح سیستم حسابداری، سیستم موجود را بررسی و نتایج و عملکرد آن را ارزیابی می کند. در این مرحله ساختار موسسه مورد مطالعه قرار می گیرد و کلیه دستورالعمل ها و آیین نامه های موجود و نمودار سازمانی که مسئولیت ها و اختیارات را مشخص می کند بررسی می شود. در این مرحله کلیه اسناد و مدارک مربوط به سیستم حسابداری موجود، گردش عملیات، فرم ها و روش های گردش آن ها مطالعه و ورود داده ها، پردازش آن ها و صورت ها و گزارش های مالی به عنوان ستاده ها مورد ارزیابی قرار می گیرد.
پس از انجام مطالعات مذکور، طراح سیستم با انجام مصاحبه با مدیران و برخی از کارکنان موسسه نیازهای اطلاعات حسابداری آن ها را به طور دقیق و روشن مورد شناسایی و ارزیابی قرار می دهد. سپس سیستم حسابداری موجود و امکانات آن با نیازهای اطلاعاتی مدیریت و برخی از کارکنان موسسه مقایسه و نقاط ضعف آن مشخص و راه حل های مختلف تعیین می شود.
راه حل ها میتواند بی شمار باشد ولی اغلب آن ها را می توان در سه دسته زیر طبقه بندی کرد:
-برقراری یک سیستم حسابداری جدید
-اصلاح وتکمیل سیستم حسابداری قدیمی
-استفاده از خدمات دیگران(در سیستم های حسابداری کامپیوتری، اشتراک وقت و یا استفاده از خدمات موسسات کامپیوتری).
پس از انتخاب یکی از راه حل های سه گانه، باید آن را از سه نظر بررسی کرد:
بررسی تکنیکی.در این بررسی باید روشن شود که امکانات موجود در موسسه یا امکانات موجود در بازار نیازهای سیستم حسابداری جدید را براورده می کند. در طراحی سیستم های حسابداری کامپیوتری بررسی تکنیکی شامل ارزیابی سخت افزار و نرم افزارهای موجود در بازار نیز می شود.
بررسی امکان.در این بررسی که عده ای آن را بررسی عملی بودن سیستم حسابداری نیز نامیده اند، توانایی ها و امکانات موسسه از نظر سازمان، نیروی انسانی و سیاست های مدیریت مورد توجه و مطالعه قرار می گیرد.
بررسی اقتصادی.در این بررسی منافع و هزینه های هر یک از راه حل های انتخاب شده مورد مطالعه قرار گرفته می شود.
نتایج حاصل از بررسی های سه گانه فوق طی گزارش خاصی که بر گزارش سنجش امکان به مدیریت موسسه ارائه می شود.
راه حل مناسب پس از مطالعه گزارش فوق توسط مدیریت انتخاب و به طراح سیستم حسابداری معرفی می شود و پس از معرفی راه حل مناسب، طراح سیستم مرحله بعدی یعنی طراحی سیستم حسابداری را شروع می کند.
پس از طراحی سیستم حسابداری در این مرحله، سیستم به اجرا گذاشته می شود. اجرای سیستم حسابداری جدید یعنی جایگزینی سیستم جدید به جای سیستم قبلی. اجرای یک سیستم نسبتا پیچیده حسابداری ماه ها طول می کشد و این کار با صرف وقت و دقت و حوصله کافی و برنامه خاص زمان بندی صورت می گیرد. برای اطمینان از این که سیستم جدید می تواند جایگزین سیستم قبلی شود بهتر است برای مدتی دو سیستم به صورت هم زمان اجرا شوند. این روش را روش اجرای موازی می گویند.
در برخی از موارد که اجرای موازی سیستم عملی نیست و یا احیانا وقت گیر و پرهزینه است، می توان با استفاده از اطلاعات گذشته و یا حتی اطلاعات غیر واقعی سیستم را و نتایج حاصل از اجرای سیستم را ارزیابی کرد. این روش اجرا را اجرای آزمایشی می نامند.
پس از اجرای سیستم و پس از گذشت چند ماه از اجرای آن، باید اطمینان حاصل شود که بازده سیستم با آن چه به عنوان هدف ها و مشخصات سیستم تعیین شده است تطبیق می کند و سیستم جدید نیازهای استفاده کنندگان را تأمین می کند. وارسی سیستم توسط طراح سیستم و یا توسط واحد حسابرسی داخلی موسسه صورت می گیرد. وارسی سیستم باید پاسخ دقیقی برای پرسش های زیر ارائه کند:
- آیا سیستم حسابداری جدید هدف های را که برای آن تعیین شده است تأمین می کند؟
- آیا سیستم نیازهای استفاده کنندگان را تأمین می کند؟
- آیا کنترل های لازم و پیش بینی شده در سیستم اعمال می شود؟
- نقاط ضعف احتمالی مشخص شده است؟
- آیا سیستم صرفه جویی ای را که در بررسی اقتصادی تعیین شده است به همراه دارد؟
نتایج حاصل از وارسی سیستم طی گزارش به مدیریت موسسه ارائه و در این گزارش تغییرات و اصلاحات مورد لزوم برای بهبود سیستم حسابداری، پیشنهاد می شود.
پس از اجرای سیستم و پس از گذشت چند ماه از اجرای آن، باید اطمینان حاصل شود که بازده سیستم با آن چه به عنوان هدف ها و مشخصات سیستم تعیین شده است تطبیق می کند و سیستم جدید نیازهای استفاده کنندگان را تأمین می کند. وارسی سیستم توسط طراح سیستم و یا توسط واحد حسابرسی داخلی موسسه صورت می گیرد. وارسی سیستم باید پاسخ دقیقی برای پرسش های زیر ارائه کند:
- آیا سیستم حسابداری جدید هدف های را که برای آن تعیین شده است تأمین می کند؟
- آیا سیستم نیازهای استفاده کنندگان را تأمین می کند؟
- آیا کنترل های لازم و پیش بینی شده در سیستم اعمال می شود؟
- نقاط ضعف احتمالی مشخص شده است؟
- آیا سیستم صرفه جویی ای را که در بررسی اقتصادی تعیین شده است به همراه دارد؟
نتایج حاصل از وارسی سیستم طی گزارش به مدیریت موسسه ارائه و در این گزارش تغییرات و اصلاحات مورد لزوم برای بهبود سیستم حسابداری، پیشنهاد می شود.